В Дальневосточном федеральном университете (ДВФУ) по инициативе исполняющего обязанности ректора Никиты Анисимова создана рабочая группа по повышению качества университетской среды. Фактически она займется сокращением административной логистики — упрощением и ускорением внутренних процессов, с которыми ежедневно сталкиваются студенты и сотрудники вуза. На установочной рабочей встрече заместитель проректора ДВФУ по развитию Илья Яськов представил общее видение изменений и первые шаги по упрощению пользовательских сценариев.
Чрезмерная бюрократизация деятельности все еще присуща многим госучреждениям, где чиновники привыкли следовать большому перечню порой взаимоисключающих регламентов. Такая система работает неповоротливо, в то время как современный человек ценит каждую минуту и желает молниеносно получать ответ на свой запрос. Сегодня можно за мгновение узнать информацию обо всем на свете, но почему-то за обычной справкой приходится ходить днями и даже неделями.
К сожалению, в этой части ДВФУ не является исключением, и тому найдется масса подтверждений. Например, в июне в социальных сетях участились недовольные сообщения от выпускников, которые пытались пройти квест под названием «получи обходной лист». Масса кабинетов и длинные очереди — все это не оставляет позитивных впечатлений об альма-матер под занавес пребывания в ее стенах.
В ректорате посчитали, что предоставление любой услуги станет более оперативным и прозрачным, если убрать в «черный ящик» этапы, где можно обойтись без участия клиента. Илья Яськов отметил, что в «обходном листе» таких пунктов оказалось большинство. Отработать новый механизм решено было незамедлительно, и выпускники этого года уже оценили нововведение: вместо 9-11 подписей остались две для девушек и три для юношей. Никаких утомительных очередей в библиотеке, отделе гостеприимства, центре развития карьеры, бухгалтерии и других подразделениях.
В ближайшее время также планируется упростить оформление командировок, заселение/выселение из гостиничного комплекса, получение грантов на студенческие поездки, справок и т.д. На очереди — тотальная ревизия самых востребованных в ДВФУ услуг. С помощью методики дизайн-мышления будут изучены пользовательские сценарии, что позволит определить самые затяжные этапы и возможности их оптимизации.
К участию в анализе приглашены сами получатели услуг — студенты и сотрудники, чьи идеи помогут упростить внутренние процессы. Каждый может направить свои предложения начальнику отдела внутренней политики дирекции внутренних коммуникаций Игорю Кожурину по e-mail: kozhurin.ii@dvfu.ru.
Сегодня все хотят учиться и работать в комфортных условиях, и не только с точки зрения удобных кабинетов и наличия в шаговой доступности кофейни или банкомата. Качество жизни во многом определяется отношением к человеку со стороны организации, где он день за днем проводит большую часть своего времени. Очевидно, что университетская среда должна быть клиентоориентированной, тем более в том вузе, который удостоен федерального статуса и стремится повышать свою международную конкурентоспособность.
